Privacy- en cookiebeleid

Laatst bijgewerkt: 19 juli 2026 — POPIA en toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming

Vertaling ter informatie; bij verschillen is de Engelse versie leidend.

Dit privacy- en cookiebeleid legt uit hoe MATTES AFRICA SAFARIS, handelend onder de naam Lords and Ladies Bush Lodge, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of een boeking maakt.

Wij verwerken persoonsgegevens voornamelijk in overeenstemming met de Zuid-Afrikaanse wet op de bescherming van persoonsgegevens (Protection of Personal Information Act 4 of 2013, de „POPIA”). Wanneer een andere wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie, van toepassing is op een bepaalde persoon of activiteit, zullen wij ook aan de dwingende vereisten daarvan voldoen.

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerking is:

MATTES AFRICA SAFARIS
Een privévennootschap geregistreerd in de Republiek Zuid-Afrika
Ondernemingsnummer: 2024/829021/07
Btw-nummer: 9270649271
Geregistreerd adres: 195 Pofadder Avenue, Kameelfontein Estate, Roodeplaat, Gauteng 0031, Zuid-Afrika
E-mail: contact@lordsandladies.co.za
Telefoon: +27 60 430 7345

2. Functionaris voor informatie

De functionaris voor informatie die verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving van de POPIA en het beantwoorden van privacyverzoeken is:

Functionaris voor informatie: Tristan Mattes
E-mail: contact@lordsandladies.co.za
Telefoon: +27 60 430 7345

3. Toepassingsgebied van dit beleid

Dit beleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt via:

de website van Lords and Ladies Bush Lodge;
het contactformulier van de website;
de online boekingskalender;
betalings- en kaartvoorautorisatiediensten die zijn gekoppeld aan het boekingssysteem;
e-mailcommunicatie met betrekking tot aanvragen of boekingen; en
het beheer en de levering van accommodatie en gerelateerde diensten.

Dit beleid regelt niet de onafhankelijke verwerkingsactiviteiten van websites van derden die u via externe links bezoekt.

4. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van hoe u met ons omgaat, kunnen wij het volgende verzamelen:

Informatie die u verstrekt

uw voor- en achternaam;
e-mailadres, telefoonnummer en land van verblijf;
factuuradres of andere gegevens die nodig zijn voor facturering;
boekingsdata, geselecteerde accommodatie en aantal Gasten;
de namen of beperkte gegevens van andere Gasten wanneer dit nodig is voor het beheer van het verblijf;
identificatie- of paspoortgegevens wanneer redelijkerwijs vereist door de wet, veiligheidsprocedures of de exploitatie van de accommodatie;
berichten, aanvragen, klachten en correspondentie;
toegankelijkheids-, dieet- of andere specifieke behoeften die u ervoor kiest mee te delen; en
informatie met betrekking tot schade, incidenten, terugbetalingen, geschillen of verzekeringsclaims.

Boekings- en betalingsinformatie

Wij kunnen van onze boekings- en betalingsproviders het boekingsbedrag, de valuta, de betalingsstatus, de transactiereferentie, de terugbetalingsstatus, het kaarttype en beperkte, gemaskeerde kaartgegevens ontvangen.

Lords and Ladies Bush Lodge slaat geen volledige betaalkaartnummers of kaartbeveiligingscodes rechtstreeks op. Deze worden verwerkt door de betreffende betalingsdienstverlener.

Automatisch verzamelde informatie

Wanneer u de website gebruikt, kunnen onze systemen of dienstverleners het volgende verzamelen:

uw IP-adres;
browser- en apparaattype;
besturingssysteem;
data en tijdstippen van toegang;
opgevraagde pagina's;
beveiligings- en foutlogboeken; en
strikt noodzakelijke cookie- of sessie-identificatoren.

Wij gebruiken momenteel geen advertentiecookies, Meta Pixel of technologieën voor gedragsprofilering. De website bevat echter een ingebedde Google Maps-functie, zoals hieronder toegelicht, waardoor Google technische informatie kan ontvangen en cookies kan plaatsen wanneer de kaart wordt geladen.

5. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Wij verzamelen persoonsgegevens over het algemeen rechtstreeks van u wanneer u het contactformulier indient, met ons communiceert, een boeking maakt of wijzigt, een betaling verricht, om hulp verzoekt of in de Lodge verblijft.

Wij kunnen ook informatie ontvangen van onze boekingssysteemprovider, betalingsprovider, bevoegde vertegenwoordigers, Gasten die bij dezelfde boeking zijn inbegrepen, dienstverleners of bevoegde autoriteiten, voor zover wettelijk toegestaan en noodzakelijk.

Als u informatie over een andere persoon verstrekt, bevestigt u dat u daartoe bevoegd bent en dat u dit beleid, waar passend, aan die persoon ter beschikking heeft gesteld.

6. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens om:

te reageren op aanvragen die via het contactformulier of andere communicatiekanalen zijn ingediend;
boekingen aan te maken, te bevestigen, te wijzigen en te beheren;
betalingen, terugbetalingen en voorautorisaties van borgsommen te verwerken;
accommodatie en aangevraagde diensten te verlenen;
aankomstinstructies, veiligheidsinformatie en service-updates mee te delen;
Gasten te identificeren en de veiligheid en beveiliging van Gasten, personeel, wilde dieren en eigendommen te beschermen;
schade, incidenten, klachten, vermoedelijke fraude of inbreuken op onze Boekingsvoorwaarden te onderzoeken;
financiële, fiscale en zakelijke gegevens bij te houden;
de website en het boekingsproces te exploiteren, te beveiligen, te verhelpen bij storingen en te verbeteren;
juridische vorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en
te voldoen aan wettelijke, regelgevende en wetshandhavingsverplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet om nieuwsbrieven of promotionele aanbiedingen te versturen, en wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Rechtsgronden voor verwerking

Afhankelijk van de omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens omdat:

dit noodzakelijk is om stappen te ondernemen die zijn gevraagd voorafgaand aan een boeking, of om onze overeenkomst met u uit te voeren;
de verwerking vereist is door Zuid-Afrikaanse belasting-, vennootschaps-, consumentenbeschermings- of andere toepasselijke wetgeving;
de verwerking onze gerechtvaardigde belangen beschermt bij de exploitatie en beveiliging van de Lodge, het voorkomen van fraude, het beantwoorden van aanvragen en het beheren van geschillen, op voorwaarde dat deze belangen uw rechten niet onrechtvaardig terzijde stellen;
de verwerking noodzakelijk is om een gerechtvaardigd belang van u of een andere persoon te beschermen; of
u toestemming heeft gegeven wanneer toestemming wettelijk vereist is.

Wanneer wij ons baseren op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Intrekking heeft geen invloed op de verwerking die rechtmatig was vóór de intrekking.

8. Bijzondere persoonsgegevens

Stuur ons geen medische of andere gevoelige informatie tenzij dit redelijkerwijs noodzakelijk is om een vereiste met betrekking tot toegankelijkheid, dieet, veiligheid of noodgevallen in overweging te nemen.

Wanneer u dergelijke informatie vrijwillig verstrekt, zullen wij deze uitsluitend gebruiken voor het betreffende verzoek, de toegang beperken tot personen die deze nodig hebben, en deze verwijderen of anonimiseren zodra zij niet langer nodig is, tenzij de wet een langere bewaring toestaat of vereist.

9. Gegevens van kinderen

Onze website en boekingsdienst zijn bedoeld voor volwassenen. Een persoon die een boeking maakt, moet ten minste 18 jaar oud zijn.

Wij kunnen beperkte informatie verwerken over kinderen die zijn opgenomen in een gezins- of groepsboeking, wanneer deze wordt verstrekt door een ouder, voogd of verantwoordelijke volwassene en wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het beheer van de boeking, de bezetting, de veiligheid of de gevraagde dienst.

Wij verzamelen niet bewust informatie over kinderen voor marketing- of profileringsdoeleinden.

10. Delen van persoonsgegevens

Wij geven persoonsgegevens alleen door wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk en rechtmatig is. Ontvangers kunnen zijn:

bevoegde werknemers, managers of vertegenwoordigers van MATTES AFRICA SAFARIS;
onze websitehost, xneelo (Pty) Ltd;
de aanbieder van ons online boekingssysteem;
de aanbieder die betalingen, terugbetalingen en kaartvoorautorisaties verwerkt;
IT-, beveiligings-, communicatie- en professionele dienstverleners die onder passende verplichtingen handelen;
boekhouders, accountants, verzekeraars en juridisch adviseurs;
aanbieders van activiteiten, vervoer of accommodatie wanneer u om een gerelateerde dienst verzoekt of de bekendmaking toestaat;
banken, kaartnetwerken en fraudepreventiediensten; en
overheids-, regelgevende, gerechtelijke of wetshandhavingsinstanties wanneer bekendmaking wettelijk vereist of toegestaan is.

Dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor toegestane doeleinden en onder passende contractuele, vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.

11. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners of hun infrastructuur kunnen zich buiten Zuid-Afrika bevinden. Persoonsgegevens kunnen daarom worden doorgegeven aan of geraadpleegd vanuit een ander land.

Indien dit gebeurt, zullen wij redelijke maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de ontvanger onderworpen is aan een wet, bindende bedrijfsvoorschriften, contractuele waarborgen of een andere regeling die een passend beschermingsniveau biedt, zoals vereist door artikel 72 van de POPIA en enige andere toepasselijke wetgeving.

12. Bewaring van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, of zolang wettelijk vereist of toegestaan.

Als algemene richtlijn geldt:

gewone contactaanvragen kunnen tot 12 maanden na afhandeling van de aanvraag worden bewaard;
gegevens van niet-afgeronde of afgebroken boekingen kunnen tot 12 maanden worden bewaard wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor beveiliging, probleemoplossing of geschillenbeheer;
bevestigde boekings-, betalings-, factuur- en boekhoudgegevens kunnen over het algemeen ten minste vijf jaar worden bewaard, of langer indien vereist voor fiscale, controle-, juridische of regelgevende doeleinden;
gegevens over schade, klachten, incidenten en geschillen kunnen worden bewaard tot de kwestie en elke relevante wettelijke termijn zijn afgerond; en
technische en beveiligingslogboeken worden alleen bewaard gedurende een evenredige operationele of beveiligingsperiode.

Wanneer informatie niet langer nodig is, zullen wij deze op een redelijk veilige manier verwijderen, vernietigen of anonimiseren.

13. Beveiliging

Wij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, beschadiging, ongeoorloofde toegang, inmenging, wijziging, bekendmaking of vernietiging.

Deze maatregelen kunnen toegangscontroles, veilige wachtwoorden, versleuteling tijdens verzending, gerenommeerde hosting- en betalingsproviders, back-ups, vertrouwelijkheidsverplichtingen voor personeel en beperkingen op wie toegang heeft tot boekingsinformatie omvatten.

Geen enkel internettransmissie- of opslagsysteem kan als volledig veilig worden gegarandeerd. Gasten dienen te vermijden volledige kaartgegevens per gewone e-mail of via het algemene contactformulier te versturen.

14. Uw rechten

Onder voorbehoud van de POPIA en enige andere toepasselijke wetgeving, kunt u het recht hebben om:

geïnformeerd te worden over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens;
te vragen of wij persoonsgegevens over u bewaren;
toegang tot die informatie te verzoeken;
correctie of actualisering van onjuiste of onvolledige informatie te verzoeken;
verwijdering of vernietiging te verzoeken waar wettelijk toegestaan;
op redelijke gronden bezwaar te maken tegen verwerking;
toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
beperking van de verwerking te verzoeken waar van toepassing;
een klacht in te dienen bij de Information Regulator; en
elk aanvullend recht uit te oefenen dat voortvloeit uit een wet die op u van toepassing is.

Wij moeten mogelijk uw identiteit verifiëren voordat wij reageren. Sommige informatie kan niet onmiddellijk worden verwijderd wanneer wij deze moeten bewaren voor boekings-, betalings-, fiscale, fraudepreventie-, veiligheids- of juridische doeleinden.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar contact@lordsandladies.co.za.

15. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat op een apparaat wordt opgeslagen wanneer een website wordt bezocht.

Onze website gebruikt momenteel alleen cookies of vergelijkbare technologieën die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om:

de navigatie en kernfunctionaliteit van de website te laten werken;
een beveiligde sessie te onderhouden;
informatie tijdens het boekingsproces te onthouden;
boekingen en betalingen veilig te verwerken;
fraude te voorkomen; en
de beveiliging van de website en de systemen te handhaven.

Deze essentiële technologieën kunnen via onze website niet altijd worden uitgeschakeld omdat de betreffende dienst zonder deze mogelijk niet werkt. U kunt cookies via uw browser blokkeren, maar dit kan ertoe leiden dat de boekingskalender, het betalingsproces of andere functies van de website niet correct werken.

Wij gebruiken momenteel geen analysecookies, advertentiecookies, Meta Pixel of cookies voor gepersonaliseerde marketing. De ingebedde Google Maps-functie kan echter cookies van derden of vergelijkbare technologieën gebruiken wanneer deze wordt geladen.

Wanneer toestemming vereist is op grond van toepasselijke wetgeving, blijven Google Maps en alle bijbehorende niet-essentiële cookies uitgeschakeld totdat de bezoeker ervoor kiest de kaart te laden of anderszins geldige toestemming geeft. Het weigeren van Google Maps-cookies verhindert de toegang tot de rest van de website niet, hoewel de interactieve kaart mogelijk niet beschikbaar blijft.

De definitieve namen, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen van de cookies die worden gebruikt door Google Maps en door de boekings- en betalingssystemen, zullen worden toegevoegd of bevestigd na de definitieve technische configuratie en vóór de activering van rechtstreekse online boekingen.

16. Ingebedde Google Maps

Onze website bevat een interactieve kaart die wordt geleverd door Google Maps, een dienst van Google. Wanneer de kaart wordt geladen, maakt de browser van de bezoeker rechtstreeks verbinding met de systemen van Google.

Google kan technische informatie ontvangen, waaronder het IP-adres van de bezoeker, browser- en apparaatinformatie, de verwijzende pagina, datum en tijdstip van toegang, en interacties met de kaart. Google kan ook cookies en vergelijkbare technologieën plaatsen of uitlezen in overeenstemming met zijn eigen privacy- en cookiebeleid.

Wanneer vereist door toepasselijke wetgeving, wordt de kaart pas geladen nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven. Bezoekers die Google Maps niet willen laden, kunnen de rest van de website blijven gebruiken en ons contacteren voor een schriftelijke routebeschrijving.

Google handelt onafhankelijk met betrekking tot bepaalde verwerkingen die via Google Maps worden uitgevoerd. Meer informatie is beschikbaar in het privacybeleid van Google en de toepasselijke Google Maps-voorwaarden. Wij hebben geen controle over de informatie die onafhankelijk door Google wordt verzameld of gebruikt.

17. Facebook-links

Onze website bevat een gewone link naar onze Facebookpagina. Deze link installeert op zichzelf geen Meta-advertentietechnologie op onze website.

Er wordt door ons niet opzettelijk informatie naar Facebook gestuurd enkel omdat een bezoeker onze website bekijkt. Als u op de Facebook-link klikt, verlaat u onze website en kan Facebook informatie verwerken volgens zijn eigen privacy- en cookiebeleid.

Wij hebben geen controle over de verwerking die door Facebook zelfstandig wordt uitgevoerd.

18. Contactformulier

Informatie die via het contactformulier wordt ingediend, wordt gebruikt om te reageren op de aanvraag, gevraagde informatie te verstrekken en, waar van toepassing, stappen te ondernemen richting een boeking.

Het contactformulier mag niet worden gebruikt om volledige betaalkaartgegevens, wachtwoorden of onnodige gevoelige informatie door te geven.

Het indienen van een aanvraag leidt niet tot inschrijving van de afzender op een nieuwsbrief of promotionele mailinglijst.

19. Websites en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden of kan verbinding maken met onafhankelijke boekings- en betalingsdiensten. Die derden kunnen informatie verwerken volgens hun eigen privacybeleid wanneer zij optreden als zelfstandig verantwoordelijken of verwerkingsverantwoordelijken.

Wij raden u aan hun beleid te raadplegen voordat u informatie verstrekt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de website of verwerkingsactiviteiten van een onafhankelijke derde, behalve voor zover toepasselijke wetgeving anders bepaalt.

20. Inbreuken op de beveiliging

Indien wij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat persoonsgegevens zijn geraadpleegd of verkregen door een onbevoegde persoon, zullen wij dit onderzoeken en, waar vereist door de POPIA, de Information Regulator en betrokken personen zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte stellen.

21. Klachten

Neem eerst contact op met onze functionaris voor informatie, zodat wij uw zorg kunnen onderzoeken en proberen op te lossen:

Tristan Mattes
E-mail: contact@lordsandladies.co.za
Telefoon: +27 60 430 7345

U kunt ook een klacht indienen bij de Information Regulator (Zuid-Afrika):

Website: inforegulator.org.za
E-mail: POPIAComplaints@inforegulator.org.za
Telefoon: 010 023 5200
Gratis nummer: 0800 017 160
Adres: Woodmead North Office Park, 54 Maxwell Drive, Woodmead, Johannesburg 2191, Zuid-Afrika

22. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze website, boekings- en betalingssystemen, dienstverleners of wettelijke verplichtingen weer te geven.

De bijgewerkte versie zal op de website worden gepubliceerd met een herziene datum „Laatst bijgewerkt”. Materiële wijzigingen zullen niet met terugwerkende kracht worden toegepast indien dit uw rechten onrechtmatig zou verminderen.